De projectleiders van de regionale partnerschappen gingen tijdens hun maandelijkse bijeenkomst in gesprek over de (regionale) communicatie. Er werd nagedacht over boodschappen en wat er nodig is om de communicatie verder vorm te geven. Wat het landelijk programmabureau hierbij kan betekenen, kwam ook ter sprake.
In de eindgebruikersbijeenkomsten in september gaven eindgebruikers weinig te weten van de regionale ontwikkelingen. Hierdoor voelen ze zich minder verbonden en ontbreekt draagvlak. Vandaar dat communicatie in het regionale partnerschap tijdens de bijeenkomst voor projectleiders op de agenda stond.
In een brainstorm over de communicatie is opgehaald hoe er in de regionale partnerschappen wordt gecommuniceerd en wat wenselijk is. Wat de eindgebruiker aan veilige digitale gegevensuitwisseling heeft, werd bijvoorbeeld genoemd. Daarbij gaat het om de effecten voor de dagelijkse praktijk. Inzicht in de opgehaalde eisen, wensen en belemmeringen en wat daarmee wordt gedaan, is ook belangrijk. Verder moet aandacht zijn voor het delen van de ontwikkelingen: wat is er gebeurd, wat staat er te gebeuren en wat wordt er verwacht.
Inspirerende voorbeelden
Daarnaast zijn de huidige of toekomstige communicatiemiddelen in beeld gebracht. Zowel nieuwsbrieven als aansluiten bij bestaande (VSV-)overleggen werden vaak genoemd. Om de communicatie verder vorm te geven, benadrukten de projectleiders dat inspirerende voorbeelden helpen. Daarnaast zijn sessies waarop kennis met elkaar kan worden gedeeld belangrijk. Van het landelijk programmabureau kunnen de regio’s goede middelen gebruiken die kunnen worden aangepast per regio.
Tips
De samenwerking met andere VIPP programma’s werd tijdens het gesprek over de communicatie meermaals genoemd. Dit is niet alleen landelijk wenselijk, maar ook in de regio. De verschillen en overeenkomsten tussen de programma’s kunnen dan gezamenlijk worden gecommuniceerd. Dat helpt om de samenwerking binnen de verschillende programma’s die eindgebruikers in de regio soms ervaren, te stimuleren. Zo werd het idee neergelegd om mogelijk zelfs de communicatie gezamenlijk met de VIPP programma’s in de regio op te pakken. Het landelijk programmabureau gaat met de projectleiders en hun team in de regio in gesprek over de communicatie en de ondersteuning die daarbij mogelijk is. De input uit dit overleg wordt hierin meegenomen.
Kennistafels
Naast de communicatie kwam tijdens de bijeenkomst ook het delen van kennis in de regio aan bod. Om de kennis vanuit het landelijk programmabureau te delen met regio’s wordt gekeken naar de best passende oplossing. Zo is de basisuitleg over digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg sinds kort beschikbaar in een e-learning. Voor de onderwerpen DVZA, inrichten projectorganisaties, een demo van viewers is voor een kennistafel gekozen. Tijdens een kennistafel wordt in een korte sessie informatie gegeven en worden vragen beantwoorden. Vragen kunnen vooraf worden aangeleverd. Houd de agenda op de website of in de nieuwsbrief in de gaten om op de hoogte te blijven over momenten waarom kennis over specifieke onderwerpen wordt gedeeld.