Whole system in the room: een foutloze kernset aanleveren vereist goede samenwerking

17 februari 2020

In een vorige nieuwsbericht hebben we je geïnformeerd over de eerste dag van Whole System in the Room – de kernset aanlevering via Hl7V3 aan Perined. Tijdens de e-healthweek heeft de tweede en laatste sessie plaatsgevonden.

Dit keer waren vooral vertegenwoordigers van VIS’en (Onatal en Orfeus), KNOV, Perined, DT-healthcare en data-analisten aanwezig.

Aanleverproces

In deze tweede sessie is nogmaals het hele aanleverproces van de kernset goed doorgenomen en aan de hand van fictieve persona’s is bekeken waar er nog haperingen ontstaan. We hebben geconstateerd dat er op meerdere plekken in het aanleverproces nog verbeteringen nodig zijn om foutloos aan te leveren. De aanwezigen hebben ter plekke een aantal foutmeldingen op kunnen lossen. Maar ook na deze dag wordt nog verder gewerkt aan analyses en het oplossen van openstaande meldingen. Het doel is een werkend en sluitend aanleversysteem.

Goed registreren

Deze tweede dag is het nogmaals duidelijk geworden dat het goed registreren door de zorgprofessionals cruciaal is voor de aanlevering. Veel foutmeldingen kwamen daaruit voort. Maar ook de complexe serie van technische stappen en controles die nu in het systeem zitten zijn vaak de oorzaak van ‘verstoppingen’ in de aanlevering. Doordat the whole system in the room aanwezig was, hebben we helderheid kunnen krijgen in deze vaak lastige vraagstukken.

Afspraken

Voor de toekomst zijn afspraken gemaakt over onder andere certificering van informatiesystemen en over het generiek toepassen van de juiste controles op de juiste plek in de informatieketen. Daarnaast zijn we nog meer bewust geworden van het nut van SLA’s (service level agreements) en van het belang van eenduidige communicatie over versiebeheer van definities en standaarden.

Een zuivere registratie en foutloze aanlevering leidt er uiteindelijk toe dat zorgverleners spiegelinformatie kunnen krijgen van hun geleverde zorg – als input voor hun kwaliteitsverbetering. De data wordt gebruikt voor landelijke statistieken, wetenschappelijk onderzoek en verantwoording van de geboortezorg in Nederland.

De dag is als leerzaam en positief ervaren. De Whole System in the Room is een mooie methodiek gebleken om inzicht in en begrip te krijgen voor elkaars werk, waardoor verbeteringen makkelijker mogelijk worden gemaakt.