10 meest gestelde vragen over financiële administratie

Als regionaal partnerschap kun je gebruikmaken van ondersteuning bij de financiële administratie en financiële rapportages door het programmabureau VIPP Babyconnect. Wanneer je hiervoor kiest, is het nodig om samen afspraken te maken over de administratieve processen en andere relevante zaken. Hieronder vind je de 10 meest gestelde vragen hierover:

1. Bij wie moeten wij ons melden als wij de financiële administratie via Babyconnect willen laten lopen?

Wanneer je deelneemt aan VIPP Babyconnect kun je door het programmabureau Babyconnect gefaciliteerd worden in o.a. het voeren van de financiële administratie. Je kunt contact opnemen met ons door een mail te sturen naar info@carecodex.org of te bellen naar het algemene nummer (085 – 3012941).

2. Welke voorbereidingen kan/moet ik treffen om de administratie door het programmabureau te laten uitvoeren?

Er zijn enkele zaken om te regelen voordat gestart kan worden met het laten uitvoeren van de administratie door het programmabureau. Wat je precies moet hebben voorbereid is op een rijtje gezet in het document Stappenplan financiële administratie regio’s.

3. Mag ik de financiële administratie ook zelf doen?

Ja, dat kan. Je moet dan wel rekening houden met de kosten hiervan als regionaal partnerschap. Het voeren van de financiële administratie is namelijk geen subsidiabele activiteit. Oftewel: je kunt deze activiteit niet vanuit de VIPP-subsidie bekostigen.

4. Wat gaat het programmabureau Babyconnect doen en wat moet ik zelf nog doen?

De taakverdeling tussen de regio’s en het landelijke programmabureau is vastgelegd in het document Stappenplan financiële administratie regio’s.
De regio is volledig verantwoordelijk voor het opvragen van offertes en het aangaan van contracten. De penvoerder zorgt voor de goedkeuring van de facturen en de betaling van facturen via een speciaal voor het project geopende bankrekening. Vervolgens boekt het administratieve team van het programmabureau de facturen en de bankmutaties.

Het programmabureau ontvangt van de penvoerder iedere maand een inhoudelijke rapportage waarin de voortgang van de mijlpalenplanning wordt toegelicht. Hierin gaat het vooral om de behaalde resultaten ten aanzien van de uitkomstdoelen.

5. Welke ondersteuning biedt het programmabureau nog meer voor de financiële administratie?

Op basis van de financiële administratie en de aangeleverde voortgangsrapportage maken we een maandrapportage. Hierdoor krijgt de penvoerder uit de regio inzicht in het gebruik van de begroting en de ruimte die nog over is om te besteden.

Het programmabureau adviseert de penvoerder over vragen bij opgevraagde offertes en de bijkomende facturen. Deze vragen kunnen ook gaan over fiscale of juridische zaken.

Iedere regio levert, conform artikel 8 van de beleidsregel, eens per twaalf maanden een inhoudelijk en financieel verslag aan bij VWS over de voortgang van de activiteiten. De regio verzorgt de aanlevering zelf. Het programmabureau ondersteunt bij de rapportage door het geven van inhoudelijke adviezen.

6. Welke kennis moet ik als penvoerder hebben om de financiële administratie uit te voeren?

Je hoeft zelf geen specifieke kennis te hebben van financiële administratie, omdat de uitvoering gedaan kan worden door het programmabureau. Wel wordt van je verwacht dat je accuraat werkt, omdat je zelf de afhandeling van offertes en facturen verzorgt. Ook het juist coderen met een kostenplaats en het archiveren van de facturen horen bij de werkzaamheden van de penvoerder.

7. Hoe krijg ik als penvoerder inzicht in de betaalde facturen en alle kosten die er gemaakt worden voor ons project?

Als penvoerder krijg je toegang tot Exact Online. Hierin vind je de volledige administratie, betaalde facturen en boekingen die daarbij horen. Daarnaast ontvangt de penvoerder iedere maand een financiële rapportage.

8. Hoe moet ik aan het einde van het project de verantwoording doen?

De penvoerder legt, conform artikel 10 van de beleidsregel, rekening en verantwoording af aan de hand van een activiteitenverslag en een financieel verslag. De eindverantwoording moet ingediend zijn binnen 22 weken na afloop van de periode waarover de subsidie voor de specifieke activiteiten verleend is. Het programmabureau kan inhoudelijke ondersteuning hierbij bieden.

Bij de indiening van de eindverantwoording is een controleverklaring van een accountant verplicht. De penvoerder is zelf verantwoordelijk voor het selecteren van de accountant en het tijdig inzetten hiervan. Het programmabureau kan ondersteunen bij de selectie van de accountant.

Voor de eindverantwoording werkt het Ministerie van VWS met een format.

9. Hoe kan er grip worden gehouden op de bestedingen?

Iedere maand maakt het programmabureau, aan de hand van de financiële administratie, een financiële rapportage met daarin een overzicht van de gemaakte kosten en de nog te besteden ruimte in de begroting. Daarnaast wordt deze financiële rapportage aangevuld met de voortgangsrapportage die door de penvoerder zelf wordt geschreven.

10. Moet de penvoerder alle facturen en bankafschriften ook bewaren?

Ja, de penvoerder heeft zelf een bewaarplicht van 7 jaar. De geldende richtlijnen van de Belastingdienst dienen toegepast te worden.

Heb je een vraag?

Neem dan contact op met Jos Levink, financial controller.

14 + 6 =