Van planningssessie naar robuust plan van aanpak

Introductie

Regionaal partnerschap West bestaat uit de drie VSV’s Leiden, Leiderdorp, InZwang (Gouda) en IGO Haga Juliana Geboortecentrum. De penvoering voor het project digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg ligt in deze regio bij Sleutelnet. Sleutelnet is het samenwerkingsverband van de zorgpartijen in de regio Zuid-Holland Noord .

Christi Ouwerkerk is coördinerend en technisch projectleider en Inge Siderius is vanuit de zorg betrokken. Zij gaan samen met hun projectteam aan de slag om tot een plan van aanpak te komen. Wat is hun aanpak hierin?

Stap voor stap

Voor elk aangesloten VSV en IGO wordt een aparte startsessie (planningssessie) georganiseerd. Vanuit de gedachtegang ‘iedereen creëert mee, dus ontstaat er draagvlak bij iedereen die betrokken gaat zijn bij het project’. Het doel van een planningssessie is het verzamelen van alle elementen voor een ‘robuust’ plan van aanpak.

Een robuust plan van aanpak komt vanuit de methodiek ‘de Projectenfabriek’. Het idee is dat er niet te ver vooruit wordt gekeken, maar dat er in kleine stapjes wordt gewerkt.

De Projectenfabriek gaat er vanuit dat vele projecten, om welke reden dan ook, mislukken. Je kunt namelijk niet in de toekomst kijken en hebt ook niet overal de volledige controle over. Sleutelnet is voor een flexibele projectaanpak. Zij werken vanuit obstakels (knelpunten) naar tussenresultaten. Hierbij vormen de obstakels alles wat er tussen nu en het einddoel, namelijk digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg, in staat.

Beren op de weg

In een informele sessie van 3 á 4 uur worden het doel en de inhoud van het project toegelicht. Hierin komt ook de video ‘Digitale gegevensuitwisseling, hoe werkt het?’ aan bod. Alle deelnemers worden op deze manier naar hetzelfde kennisniveau gebracht.

Christi vertelt: ‘Vervolgens gaan we ‘rond de tafel’ en laten we alle deelnemers één voor één een obstakel noemen. Dus welke beren zien we op de weg? We stoppen pas nadat het laatste obstakel is genoemd. Zo komen alle knelpunten op tafel vanuit alle verschillende invalshoeken. Voordelen van denken in obstakels wij vinden het over het algemeen eenvoudiger te verzinnen wat ontbreekt dan verzinnen wat nodig is. We krijgen meer obstakels op de vlakken waar we ons niet zeker voelen, en daardoor een betere risicobeheersing en relevante detaillering.’

Bijvoorbeeld:
– “We weten niet hoe we onze zwangere moeten betrekken”.
– “We weten niet hoe we onze collega’s moeten overtuigen van de toegevoegde waarde”.
– “We hebben de techniek nog niet gereed”.

‘De samenstelling van de groep is hierin heel belangrijk. We hebben deze zorgvuldig beschreven. En de VSV besturen hebben er vervolgens voor gezorgd dat de juiste mensen aan tafel kwamen te zitten. De groep bestaat in ieder geval uit de projectleiders en een stuurgroep lid, maar daarnaast is er ook iemand vanuit alle invalshoeken aanwezig: de architect, het management, de gynaecologen, de kraamverzorgende, de 1^e en 2^e lijns verloskundige, een poli assistent, obstetrie verpleegkundige, de stafarts en stafverpleegkundige van de JGZ. Op deze manier waren er in de eerste planningssessie 18 personen aanwezig met ieder een andere bril.
Vervolgens gaan we ‘rond de tafel’ en laten we alle deelnemers één voor één een obstakel noemen. Dus welke beren zien we op de weg? We stoppen pas nadat het laatste obstakel is genoemd. Zo komen alle knelpunten op tafel vanuit alle verschillende invalshoeken’, aldus Christi.

Van knelpunten naar tussenresultaten

Vervolgens worden alle knelpunten door de projectleiders omgezet naar tussenresultaten. Deze worden direct gepresenteerd en getoetst. Ook wordt er een globale planning gemaakt en worden de verantwoordelijken toegewezen.
Christi vertelt: ‘Daarbij plannen wij het wat, en nog niet het hoe. Tijdens de eerste planningssessie hebben we tijdens de eerste planningssessie 80 knelpunten kunnen samenbrengen in 12 tussenresultaten’.

Bijvoorbeeld:
– “We hebben de eindgebruikers in beeld en betrokken”.
– “We hebben de scholing gereed”.
– “We hebben de techniek functionerend”.

Na afloop van de sessie is er voor iedereen ruimte om nog even kort in te zoomen op wat voor hem of haar belangrijk is. En worden er eventuele verbeteringen voor een volgende planningssessie besproken.

En verder?

De uitwerkingen van de vier planningssessies vormen het uiteindelijke plan van aanpak. De vier regio’s gaan uiteindelijk allemaal hetzelfde doen, maar wie en wanneer dat kan verschillen. De autonomie per regio is hierin een belangrijke en iedere regio heeft dus wel een andere planning.

De tip die Inge Siderius graag aan andere regio’s mee wil geven: ‘Betrek de zorg vroegtijdig in dit proces van netwerkzorg. Denk niet alleen vanuit de techniek, maar juist vanuit de zorgverlener en het zorgproces. Hun rol is cruciaal’.

Christi voegt daaraan toe: ‘Techniek is maar één stukje van de puzzel. De rest van de puzzel wordt gelegd door de zorgverleners: zij kunnen aangeven wat de te realiseren digitale gegevensuitwisseling gaat betekenen voor hun werkproces, welke informatie zij nodig hebben en welke samenwerkingsafspraken er gemaakt moeten worden. En voor het draagvlak is het enorm belangrijk dat de achterban betrokken wordt. Het lijkt misschien veel werk om met iedereen contact te leggen, maar het is uiteindelijk een kleine investering die op langere termijn veel gaat opleveren’.