Stakeholdersanalyse en Communicatieplan

Meerdere regio’s werken aan een communicatieplan voor hun regio, met daarin o.a. het betrekken van stakeholders en het inzetten van communicatiemiddelen en -kanalen, zoals social media of een nieuwsbrief. De regionale partnerschappen West en Brabant maken een communicatieplan.

In dit praktijkvoorbeeld lees je alles over hun aanpak bij het maken van een stakeholdersanalyse en communicatieplan.

Start met een stakeholdersanalyse

Bij de realisatie van veilige digitale gegevensuitwisseling heb je te maken met vele partijen. Deze moeten betrokken, geïnformeerd en soms overtuigd worden. Door middel van een stakeholdersanalyse breng je al deze partijen in kaart.

Inge Siderius (projectleider Sleutelnet regio West) en Annelien Spruijt (communicatieadviseur REOS) zijn hiermee aan de slag gegaan en hebben alle belanghebbenden in de regio in kaart gebracht. Al deze belanghebbenden zijn samengebracht tot een stakeholderslijst van 20 partijen.

Vervolgens is per stakeholder gekeken naar de mate van interesse en de mate van invloed. Hier zijn punten aan gegeven, zodat zowel de mate van invloed, als de mate van interesse gescoord konden worden op: zeer hoog, hoog, matig of laag.

De partijen zijn vervolgens verder gecategoriseerd naar 4 groepen, die in onderstaande cirkel zijn weergegeven:

  1. Intern project (turquoise kern: landelijk programmabureau en projectorganisatie)
  2. Direct betrokkenen (lichtoranje kring)
  3. Externe partijen (grijze kring)
  4. Toeschouwers (oranje kring)

Verwachtingen en acties per stakeholder

Na alle stakeholders in kaart te hebben gebracht, zijn de verwachtingen en aandachtspunten per stakeholder beschreven: wat de verwachte steun is voor het project, waar de behoefte ligt en wat de knel- en aandachtspunten zijn. Ook wordt hier meegenomen wat het doel is van de communicatie richting de betreffende stakeholder, bijvoorbeeld het informeren, betrekken, trainen of activeren.

Daarna worden de benodigde acties per stakeholder bepaald. Kan de stakeholder bijvoorbeeld betrokken worden in een werkgroep, is er scholing nodig, wordt de stakeholder geïnformeerd via een regionale nieuwsbrief of is er landelijke communicatie nodig.

Communicatiedoelgroepen en – boodschappen

Julia van Hoof (projectleider regio Brabant) en Bauke Gijsbers (communicatieadviseur RZCC) zijn daarna met de stakeholdersanalyse voor hun regio aan de slag gegaan en hebben communicatiedoelgroepen en -boodschappen geformuleerd.

De door VIPP Babyconnect geformuleerde kernboodschap is:
Babyconnect is een VIPP-programma voor veilige, gebruiksvriendelijke digitale gegevensuitwisseling tussen cliënten en zorgverleners, en zorgverleners onderling. Het doel is naadloos aansluitende zorg voor moeder en kind(eren) rond de zwangerschap en geboorte, inclusief de overdracht naar andere zorgverleners van de cliënt en haar kind, waaronder de jeugdgezondheidszorg, kinderarts en huisarts.

Vanuit deze kernboodschap zijn Julia en Bauke aan de slag gegaan met de communicatie-boodschappen per doelgroep aan de hand van ‘message houses’. Dat wil zeggen dat per doelgroep is gekeken naar:

  • de algemene boodschap (het overkoepelende dak)
  • de kernboodschap/de belofte die je de doelgroep doet
  • het bewijs voor je belofte
  • de gewenste beleving van de betreffende doelgroep.

Cliënt en partner

Als voorbeeld ziet dat er voor de doelgroep ‘cliënt en partner’ als volgt uit:

– Overkoepelende boodschap
Tijdens je zwangerschap en rond de geboorte van je kind kom je met verschillende zorgverleners in contact. Via je Persoonlijke GezondheidsOmgeving (PGO) kun je veilig je medische gegevens ophalen bij de zorgverleners die bij je zwangerschap en de geboorte van je kind betrokken zijn. Via de PGO bepaal je welke betrokken zorgverleners jouw gegevens mogen inzien. Zorgverleners krijgen hiermee ook inzicht in de gegevens die bij andere zorgverleners uit de geboortezorg zijn vastgelegd. Iedereen beschikt dan over dezelfde gegevens en jij hoeft maar één keer je verhaal te doen.

– Kernboodschap
De medische gegevens rond je zwangerschap en de geboorte van je kind worden veilig digitaal vastgelegd en voor jou en de betrokken zorgverleners die jij toestemming geeft inzichtelijk gemaakt. Op die manier beschikken alle zorgverleners over dezelfde informatie en hoef je maar één keer je verhaal te doen. Jij geeft zelf aan welke zorgverleners je gegevens mogen inzien. Dit kan eenvoudig via je PGO.

– Bewijs
De PGO is afgestemd op de wensen en ervaringen van zwangere vrouwen en jonge moeders. De PGO is gebruikersvriendelijk, inloggen en het ophalen en delen van gegevens is eenvoudig en veilig.

– Gewenste beleving
De cliënt weet dat ze de beste zorg krijgt, omdat haar gegevens veilig zijn opgeslagen en voor alle zorgverleners die bij haar zwangerschap/geboorte van haar kind betrokken zijn inzichtelijk zijn. Ze heeft zelf regie over deze gegevens en kan eenvoudig via haar PGO regelen wie haar gegevens mag inzien.

Communicatieplan

In de volgende stap gaat het projectteam van beide regionale partnerschappen zich (verder) verdiepen in de communicatiestrategie en de boodschappen per doelgroep. Daarna wordt gekeken welke communicatiemiddelen daar het beste bij aansluiten.

Het landelijk programmabureau heeft hiervoor al een landelijke middelenmatrix gemaakt, waarin te zien is welke middelen zowel het landelijk programmabureau als de regio’s nu beschikbaar hebben en inzetten voor de communicatie naar buiten toe.

Meer weten?

Meer informatie over project Babyconnect in regio West of regio Brabant? Bekijk de webpagina’s.

Of neem contact op met projectleiders Inge Siderius (West) en Julia van Hoof (Brabant).