Informatietafel ziekenhuizen Brabant en Limburg

Jaarlijks wordt vanaf de zomerperiode door ziekenhuizen de planning en begroting van het volgende jaar opgesteld. In het opstellen van de planning en begroting wordt o.a. gekeken naar: welke ICT projecten staan op de planning? Welke veranderingen in processen op de werkvloer worden doorgevoerd? Welke mensen en welk budget zijn daarvoor nodig?

In dit praktijkvoorbeeld lees je hoe regionale partnerschappen Brabant en Limburg de deelnemende ziekenhuizen stimuleren om digitale gegevensuitwisseling mee te nemen in de begroting en planning voor de komende jaren.

Introductie

Digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg is één van de onderwerpen waarvan het belangrijk is dat deze wordt meegenomen in de planning en begroting van (o.a.) de deelnemende ziekenhuizen uit het regionaal partnerschap. Niet enkel voor komend jaar, maar ook voor de daarop volgende jaren, gezien we gezamenlijk in een innovatief traject zitten dat ook na de looptijd van de subsidie doorgang zal vinden.

Om te stimuleren dat de deelnemende ziekenhuizen uit de partnerschappen Brabant en Limburg deze ontwikkeling meenemen in de begroting en planning van de komende jaren organiseerden wij enkele digitale informatietafels. De aanpak en effecten lees je in dit praktijkvoorbeeld.

Doelgroep

Voor de informatietafel werden bestuurders, zorgmanagers, sectormanagers, ICT managers, CIO’s en andere belanghebbenden uit de ziekenhuizen, uitgenodigd. Ook zijn stuurgroepleden en deelnemers in de werkgroepen vanuit de ziekenhuizen van harte uitgenodigd aanwezig te zijn.

Het selecteren van de juiste belanghebbenden is gebeurd door de betrokken stuurgroepleden. Zij kregen de opdracht om contactgegevens aan te leveren van de managers, bestuurders, CIO’s etc die hierbij aanwezig zouden moeten zijn. Wij hebben vervolgens de uitnodigingen voor de informatietafels aan hen verstuurd.

NB. We hebben ons specifiek gericht op de ziekenhuizen uit ons partnerschap. Wij merkten namelijk dat, mogelijk door de grote omvang en complexiteit van de organisatie van een ziekenhuis, verschillende managers en bestuurders onvoldoende op de hoogte waren van dit project en daarmee voorzagen we een risico voor inbedding en borging van dit project binnen de organisaties. Dit fenomeen beproeven wij minder in relatie tot de eerstelijns verloskundigenpraktijken, kraamzorg en JGZ. 

Doelstelling

De doelgroep dient kennis te hebben en zich bewust te zijn van de inhoud en effecten van digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg. De doelgroep moet de vertaling kunnen maken naar wat de investeringen, exploitatielast maar vooral de baten zijn: voor de organisatie, medewerkers, cliënten en de waarde van digitale gegevensuitwisseling op de kwaliteit van netwerkzorg. Het gewenste resultaat is een bestuurder dan wel tactisch manager die achter deze ontwikkeling staat en zich hard maakt binnen de organisatie om dit mede gerealiseerd te krijgen. 

Hiervoor zijn de volgende sub-doelstellingen opgesteld. We hebben deze doelstellingen bepaald door hierover met verschillende stuurgoepleden één op één te sparren.

  • De doelgroep informeren over digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg en de ontwikkelingen daarin. We wensen de doelgroep overzicht te verschaffen in de relatie tot de Wegiz en de andere VIPP programma’s.
  • De doelgroep vanuit dit bredere plaatje meenemen in het traject van digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg. We geven daarbij aan wat uniek is aan dit traject: gegevensuitwisseling binnen netwerkzorg.
  • De doelgroep informeren over de doelstellingen van digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg, de opzet, voortgang en planning van dit programma zowel landelijk als in onze regio.
  • De doelgroep informeren over de wijze waarop gegevens gedeeld zullen gaan worden en wat dit de organisaties / zorgverleners moet opleveren.
  • De doelgroep inzicht geven in de financiële ondersteuning die het subsidieprogramma biedt en waarvoor dit gebruikt kan worden.
  • De doelgroep tot slot concreet aangeven wat we van hen vragen:
    – Opnemen en begroten inzet (ICT) medewerkers voor technische implementatie in planning 2023 en 2024. Tevens inzet voor toekomstige doorontwikkelingen.
    – Opnemen inzet medewerkers voor implementatie in zorgproces en training in planning 2023.
    – Inzet voor borging en beheer na 2024.

Huidig niveau

We proeven een beperkt kennisniveau wat betreft Babyconnect. Men weet dat het gaat om een subsidieprogramma, maar vaak wordt gedacht dat het om aanschaf van een aparte tool ‘Babyconnect’ gaat of iets wat landelijk ontwikkeld is en ‘uitgerold’ kan worden. Het doel van het project, de randvoorwaarden en de effecten van digitale gegevensuitwisseling voor de eigen organisatie is nog onvoldoende bekend. Gezien het beperkte kennisniveau is de kans groot dat het belang van dit project onderschat wordt (bewustzijn).  Babyconnect is ‘iets erbij’, ‘we hebben getekend omdat er subsidie was’, terwijl het de potentie heeft om fundamenteel voor verbetering te zorgen in de geboortezorg én om inzicht te verkrijgen in de uitdagingen en opbrengsten van digitaal samenwerken in netwerken in het algemeen. Dit leidt er mogelijk toe dat er nog beperkte handelingen vanuit managers en bestuurders worden ingezet om dit onderwerp te benadrukken binnen de organisatie wat risico’s geeft voor een succesvol project en borging op de lange termijn.

Waar de informatietafel tot moet leiden

Basis kennisniveau

Wanneer er een basis kennisniveau is over de huidige (ongewenste) situatie, het doel van digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg, de opbouw van het project en de bijkomende kosten en baten voor de desbetreffende organisatie dan kan deze kennis bijdragen aan het creëren van bewustzijn en bestuurlijke borging.

Bewustzijn

De kennis moet op een dusdanige manier worden overgebracht dat hierdoor bewustzijn wordt gecreëerd onder de bestuurders/managers/CIO’s etc voor het belang van dit project en de borging/doorontwikkeling na afsluiten van het project plus de leerervaringen die voor verdere digitalisering en andere netwerkzorg in te zetten is.

Handeling / gedrag

Het gewenste gedrag is dat de doelgroep zich intern hard zal maken voor het belang van dit project en dat dit onderdeel wordt van de ICT agenda én de bestuurlijke agenda.

Vorm

We organiseerden drie digitale sessies van elk één uur. Om zoveel mogelijk deelnemers de mogelijkheid te geven om aan te sluiten planden we drie momenten, op drie verschillende momenten qua dag en tijdstip. Gedurende deze sessies werden powerpoint sheets doorgenomen en vragen opgehaald en beantwoord van de deelnemers.

Ter naslag werd aan de genodigden de doorgenomen powerpoint toegestuurd en in de mailing nog de concrete actiepunten aan de genodigden benoemd.

Reflectie

We zijn als projectleiding en penvoerder blij dat we deze sessies hebben georganiseerd. We merkten dat het noodzakelijk was om meer informatie met bestuurders en managers uit de ziekenhuizen te delen om daarmee het project beter te kunnen borgen. Ook stuurgroepleden hebben positief gereageerd op de georganiseerde bijeenkomsten en vinden het prettig dat ook (hun) bestuurders nu beter geïnformeerd zijn.

Er kwamen in totaliteit 49 deelnemers op de sessies af, dit waren zowel bestuurders, als managers zorg, managers ICT en enkele werk- en stuurgroepleden. De sessies waren interactief en er werden verschillende vragen gesteld. De meeste vragen hadden betrekking op:

  • Gegevens inzien versus importeren (mogelijkheden, wetgeving, scope project).
  • Inzien van gegevens via het PGO, ervaringen en betrokkenheid PGO leveranciers.

We proberen momenteel voort te borduren op de informatietafels door met de werkgroepleden te bespreken of interne borging door het opnemen in de planning gerealiseerd wordt en de juiste personen worden aangesteld om dit binnen het ziekenhuis te trekken. Het helpt daarbij dat we recent de informatietafels hebben georganiseerd en daarom alle ziekenhuizen deze opdracht reeds hadden meegegeven, waar we nu op kunnen voortborduren.

Meer weten?

Meer informatie over project Babyconnect in regio Brabant en Limburg? Bekijk de webpagina voor Brabant en de webpagina voor Limburg.

Of neem contact op met projectleider Julia van Hoof.