In Noord-Holland Noord hebben verschillende zorgverleners, leveranciers en andere betrokkenen met succes gewerkt aan de eerste implementatie om digitale gegevensuitwisseling in de geboortezorg te realiseren. In dit praktijkvoorbeeld laten we zien welke stappen er in IGO Geboortehart zijn gemaakt in de voorbereidingen, tijdens en na de livegang.
Introductie
Ingrid Stokman, hoofd Centrum voor geboortezorg en projectleider Babyconnect bij het Dijklander ziekenhuis, neemt ons mee in de reis naar hun eerste implementatie en vertelt in het praktijkvoorbeeld wat er allemaal bij komt kijken.
Voorbereiding naar de livegang
We beginnen met de voorbereidingen op de livegang. Als zorgverleners met digitale gegevensuitwisseling aan de slag gaan, gaan ze werken met een viewer. Hier moeten ze van tevoren goed over geïnformeerd worden, verwachtingsmanagement is hierbij belangrijk. Daarnaast zijn handreikingen en trainingen nodig voor de zorgverleners.
Voorbereiding: regionale informatievoorziening
Regionale informatievoorziening is heel belangrijk bij een implementatietraject. Dit betekent dat zorgverleners goed geïnformeerd moeten worden over de verschillende groeipaden van dit project. Bijvoorbeeld het groeipad van de dataset. Nu wordt de data in Pdf-vorm uitgewisseld, later wordt dit gestructureerde data. Ook waren er nu drie verloskundigenpraktijken en een ziekenhuis betrokken bij de livegang, dit worden er steeds meer.
Voorbereiding: training
Een trainer vanuit het landelijk programmabureau (Jessica Leeuwenburg) is langs de drie verloskundigenpraktijken van IGO Geboortehart geweest die betrokken waren bij de eerste livegang. Tijdens deze trainingen is er eerst een algemene uitleg gegeven over digitale gegevensuitwisseling. Vervolgens is er uitgelegd wat de nieuwe werkwijze met de viewer inhoudt en wat voor voordelen het (uiteindelijk) oplevert. De zorgverleners zijn meegenomen in de stappen: eenmalig registreren, inloggen, publiceren en raadplegen.
Bij het trainen van de verloskundigenpraktijken werd gebruik gemaakt van het train-de-trainer principe. Hierbij werd een verloskundige opgeleid zodat zij haar opgedane kennis en ervaringen kon overbrengen op haar collega’s. Bij de verloskundigenpraktijken was dit een verloskundige die de functionele testen deed en dus zeer goed op de hoogte was.
Voorbereiding: handreiking voor zorgverleners
Er zijn verschillende handreikingen voor de zorgverleners ontwikkeld. Vanuit de bronsysteemleverancier Orfeus zijn er instructiematerialen ontwikkeld. Deze zijn te vinden in de helpdesk van het bronsysteem. Daarnaast is er door het landelijk programmabureau een Quickstart ontwikkeld: een document waarin een beknopt stappenplan staat om aan de slag te kunnen met een viewer in je eigen systeem. Ook staat hierin waar zij welke informatie kunnen vinden op het moment dat zij vastlopen tijdens het proces.
Ingrid: “Wij hebben de Quickstart aangepast naar onze eigen zorgprocessen omdat wij het het vooral belangrijk vonden dat de handleiding/Quickstart voor de eerste lijn heel praktisch is. Hiermee hebben wij ervoor gezorgd dat de Quickstart ook echt antwoord gaf op de vraag: Wat moet ik nu doen?”
Bekijk de Quickstart voor de eerste lijn>>>
Bekijk de Quickstart voor klinisch verloskundigen en gynaecologen>>>
Bekijk de Training klinisch verloskundigen en gynaecologen>>>
Voorbereiding: contracten en testen
Contracten
Voordat we live kunnen gaan, moeten er ook contracten getekend worden. De contractenset met leverancier HINQ moet bijvoorbeeld in orde zijn. Daarnaast moeten de contracten met de bronsystemen aangepast worden. Een ander belangrijk onderdeel is de regionale samenwerkingsovereenkomst, hierin worden afspraken over een betrouwbare samenwerking tussen alle deelnemers van het regionale partnerschap gemaakt.
Testen
Voordat de viewer echt in gebruik genomen kan worden is het belangrijk dat deze zowel technisch als functioneel getest is. Bij de technische testen wordt nagegeaan of alle technische koppelingen werken, tussen in dit geval Orfeus, Chipsoft en HINQ. Als de technische test(en) geslaagd zijn kan overgegaan worden op de functionele testen. Hierbij zijn zorgverleners betrokken die de verschillende stappen (eenmalig registreren, inloggen, publiceren en raadplegen) doorlopen. Zij geven per stap input over de werkbaarheid en gebruiksvriendelijkheid.
Bekijk alle voorbereidingen in deze voorbeeldplanning in Miro>>>
De livegang
Als alle voorbereidingen (trainen, informeren, handreikingen, testen en contracten) zijn getroffen, kan worden overgegaan op de livegang. Bij een livegang kan een communicatieplan niet ontbreken. Ook is het verstandig om eerst met twee werkwijzen naast elkaar te werken en een helpdesk op te zetten. Daarnaast heeft het Dijklander Ziekenhuis een gebruikersgroep opgericht voor borging en het delen van ervaringen.
De livegang: communicatie
Bij een livegang kan een communicatieplan niet ontbreken. Het is goed om vooraf de momenten die je wilt gaan communiceren in beeld te hebben. Bijvoorbeeld: de testmomenten, de livegang en het moment dat je weer verder wilt gaan uitrollen. Daarnaast is het belangrijk om te bedenken welke momenten je alleen intern wil communiceren en welke momenten je extern wil communiceren.
De livegang: twee werkwijzen naast elkaar
Tijdens de livegang bestonden er voor een tijdje twee werkwijzen naast elkaar. Het werken met een viewer is nog nieuw dus het kan zo zijn dat zorgverleners nog niet goed weten waar ze de benodigde informatie kunnen vinden. Doordat de oude werkwijze ook in stand werd gehouden, waren de zorgverleners ervan verzekerd dat zij altijd snel de benodigde informatie konden vinden. Daarnaast waren de twee werkwijzen naast elkaar nodig om er zeker van te zijn dat data niet verloren zou gaan, mocht het niet zichtbaar zijn in de viewer.
Na de livegang: helpdesk en eindgebruikersraad
Nu zorgverleners werken met de viewer, moet er ook een plek zijn waar zij met hun vragen heen kunnen gaan; een helpdesk. Ingrid heeft daarnaast een eindgebruikersraad opgestart. Dit zijn een aantal zorgverleners die maandelijks bij elkaar komt om hun input te geven over de nieuwe werkwijze met de viewer. Ook vervult deze eindgebruikersraad de rol van helpdesk.
Tip: kennis delen
Ingrid: “Goed met elkaar afstemmen zorgt ervoor dat je als partnerschap de trein aan het rijden krijgt. Wij hebben ervaren dat het soms moeilijker ging dan het eigenlijk zou moeten. Mijn tip is dan ook: blijf aangehaakt met je partnerschap, want je hebt een gezamenlijk doel, een gezamenlijke stip. Daarin kan ieders belang soms van elkaar verschillen. Maar je moet met elkaar naar die stip toe.”
Meer weten?
Meer informatie over deze voorbeeldimplementatie?
Neem contact op met programmamanager Susan Osterop.