Zoals we al eerder berichtten, staan er regio’s in de startblokken om subsidie aan te vragen om digitale gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Hoe bereidt een regio zich hierop voor in de praktijk? Waar moet je op letten? Hoe krijg je iedereen betrokken? We vragen het een regio die al ver is in de voorbereiding: Rijnmond, waar zes Verloskundige samenwerkingsverbanden (VSV’s) actief zijn.
Annelies de Vries, senior-adviseur bij ROS ZorgImpuls is een van de twee projectleiders bij Rijnmond.
Hoe zijn jullie gestart met dit project?
In de regio Rotterdam-Rijnmond werken de zes VSV’s sinds 2014 samen in een District Verloskundig Platform (DVP). De geboortezorgprofessionals hadden behoefte aan meer samenwerking om de kwaliteit van zorg te verhogen en beter te kunnen inspelen op de regionale en landelijke ontwikkelingen.
Via het DVP worden onderwerpen en problemen die spelen in alle VSV’s zoveel mogelijk gezamenlijk aangepakt. Denk aan capaciteitsproblematiek, samenwerking met de ambulancedienst, de implementatie van de Zorgstandaard Integrale Geboortezorg en ook het verbeteren van de digitale uitwisseling van gegevens.
De zorgprofessionals bij het DVP besloten dit laatste tot speerpunt te maken en in de praktijk te gaan realiseren. ZorgImpuls, de ROS in de regio, is door het DVP gevraagd projectleider en kartrekker te zijn.
Je collega Tanja Swinkels en jij zijn de projectleiders hierbij. Hoe pakken jullie het aan om partijen te betrekken en draagvlak te creëren?
Zoals gezegd stond digitale gegevensuitwisseling hoog op de agenda binnen het DVP. Toen eenmaal besloten was om dit gezamenlijk vorm te geven, heeft het DVP-bestuur een vertegenwoordiging uit alle VSV’s gevraagd een advies op te stellen voor de regio. Een adviesgroep van zorgverleners en partijen van het platform werd opgericht en die heeft zich over vraagstukken gebogen als: Waar moet de uitwisseling volgens hen aan voldoen? Welke informatie willen ze op welk moment inzien en waar moet zo’n integraal geboortezorgdossier aan voldoen? Hiervoor zijn meerdere sessies georganiseerd met zorgverleners.
Tip!
Stop veel tijd en energie in het informeren en betrekken van alle partijen en zorgverleners. Samenwerking is niet vanzelfsprekend! Leg alles open op tafel, luister en vraag door, verdiep je in de belangen van een partij. Wat willen ze bereiken? Waar zijn ze bang voor? En wat is het gezamenlijk belang?
Is dit advies goedgekeurd?
Jazeker.
En toen?
De volgende stap was om de boer op te gaan en alle betrokken partijen, zorgverleners en leden van de Moederraad te informeren zodat zij begrijpen wat we allemaal met elkaar moeten doen om het delen van gegevens mogelijk te maken. Want: hoe nu verder met elkaar? Hoe gaan we de puzzel oplossen? Hierover gingen we met elkaar in gesprek; een proces dat inmiddels al anderhalf jaar duurt.
Tip!
Start bij de inhoud en baken af. Wanneer vind jij als zorgverlener of cliënt dat je welke informatie nodig hebt? Digitale gegevensuitwisseling is niet het doel, maar beschikbaarheid van de juiste informatie op het juiste moment.
Dat klinkt als een lange tijd.
Het kost veel tijd en energie om alle partijen te laten aansluiten. In onze regio hebben we te maken met veel instanties en zorgverleners*. Vertegenwoordigers van VSV’s kunnen geen beslissingen nemen voor de individuele zorgverleners en –partijen die lid zijn van de VSV’s. Om digitale gegevensuitwisseling te laten slagen, dient iedereen het belang hiervan in te zien en het opgeleverde advies en de ingeslagen weg te omhelzen. We zijn daarom continu in gesprek met alle betrokken partijen en geven hun daarbij de laatste stand van zaken. Dit blijkt essentieel, want alle seinen staan nu op groen.
Wat is er belangrijk in deze gesprekken?
Eerlijkheid. We maken het niet mooier dan het is. Zo kunnen wij bepaalde zaken ook nog niet helemaal voorzien, zoals kosten op korte en lange termijn. Wel benoemen we met elkaar voorwaarden, bijvoorbeeld dat een verloskundige praktijk die lid is van meerdere VSV’s niet voor dubbele kosten komt te staan.
We vertellen ook wat het kan opleveren. Naast kwaliteit van zorg ook tijd: op basis van een ruwe schatting 7.500-15.000 uur op jaarbasis.
Tip!
Sluit aan bij bestaande relevante overleggen en samenwerkingsvormen, zodat je met de juiste mensen om tafel zit. Er zijn bij ons in de regio bijvoorbeeld overleggen met bestuurders van ziekenhuizen en ICT-managers maar ook van kraamzorgorganisaties en verloskundige praktijken die zich hebben verenigd. Betrokkenheid en de bereidwilligheid op zowel bestuurlijk als op zorgverlenersniveau zijn essentieel voor het slagen van digitale gegevensuitwisseling.
Je hebt het over de vele partijen die betrokken zijn en het belang van in gesprek blijven met alle partijen. Maar wie neemt beslissingen? Hoe regel je het dat?
Dit is een belangrijk onderdeel van de grote puzzel. Er zijn eigenlijk drie pijlers voor het slagen van digitale gegevensuitwisseling: 1) techniek, 2) geld – wie gaat wat betalen en waarvoor gaan we betalen en 3) organisatie. Wie zitten er aan de knoppen? Hoe zorgen we dat alle deelnemers vertegenwoordigd zijn en dat recht gedaan wordt aan zowel individuele belangen als aan het gezamenlijke belang? Dit laatste element is waar de meeste tijd en energie naartoe gaat.
Wat is het resultaat van deze inspanning?
We hebben onze achterban ook de vraag voorgelegd over wie het mandaat zou moeten hebben. Op basis van de input hebben we een voorstel gemaakt over de regionale beheersorganisatie. Hierin schetsen we de kaders van een programmastructuur, besluitvorming, mandatering, penvoerderschap, opdrachtgeverschap, en toekomstbestendigheid. Want het met elkaar bedenken en invoeren is één ding, het bestendigen voor de toekomst is iets anders.
Tip!
Gebruik de kennis en expertise die er al is. Regionaal, bij ICT-managers, bij het ROS-netwerk, bij RSO’s, etc. Maar ook landelijk: bij Babyconnect, Nictiz, Medmij, etc. Ga hiernaar op zoek en zorg ervoor dat je het wiel niet opnieuw uitvindt.
En nu staan jullie klaar om de subsidie aan te vragen?
Nog niet, maar we zijn ver. Het voorstel voor de beheersorganisatie moet eerst geaccordeerd worden door alle partijen. We hebben een voorstel gemaakt waarin geprobeerd is recht te doen aan ieders eigen organisatie en waarin iedereen zich kan herkennen. Dit vraagt schakelen op veel verschillende niveaus, zowel bestuurlijk, als tactisch en zorginhoudelijk. Want wat afgesproken wordt, heeft (financieel) gevolgen voor de eigen bedrijfsvoering.
Wat is er tot nu toe nog meer bereikt?
Naast het bovengenoemde voorstel hebben we ook verschillende architectuurontwerpen gemaakt, waarover de ICT-managers van de ziekenhuizen, zorgverleners en RSO RijnmondNet in gesprek gaan met leveranciers. We zijn bezig om begrotingen uit te werken, voor de korte en lange termijn. Met andere woorden: we hebben goede hoop om de komende subsidieronde een aanvraag in te dienen bij VWS!
Tip!
Gewoon beginnen! Je maakt fouten en je stoot je neus, waarschijnlijk meerdere keren. Maar gewoon weer opstaan, gezond verstand gebruiken en doorgaan!
Voor meer informatie kijk je op de site van District Verloskundig Platform, www.dvprijnmond.nl
* De VSV’s die aangesloten zijn bij DVP Rijnmond zijn:
VSV Vlietland, VSV Gasthuis, VSV IJsselland, VSV Erasmus MC, VSV Zuid en IGO Zuid aan Zee.
Dit houdt in dat er 40+ verloskundige praktijken, 30+ kraamzorgorganisaties, 6 ziekenhuizen, vakgroepen gynaecologie, klinisch verloskundigen, kinderartsen, centra voor Jeugd en Gezin, gemeenten, ROAZ, Ambulancezorg Rijnmond en het consortium aangehaakt zijn op het project. Dit alles in verbinding met de landelijke partijen, zoals het CPZ, Perined, ROS Netwerk, Babyconnect en brancheorganisaties.