Subsidieaanvraag

Vragen & antwoorden

Over de implementatie in de regio

Wat moeten de regio’s doen en wat wordt er landelijk geregeld?

Het regionaal partnerschap voert de werkzaamheden uit die bijdragen aan de daadwerkelijke implementatie van digitale gegevensuitwisseling,  zoals de wijze van samenwerken en de uitwerking van digitale gegevensuitwisseling in de praktijk. De acties die hiervoor nodig zijn, gebaseerd op de vier uitkomstdoelen (medicatieveiligheid, cliënt centraal, digitale overdracht en eenmalig vastleggen, meervoudig gebruiken) pak je als regio op. Deze handelingen leg je vast in een plan van aanpak dat daarna uitgevoerd wordt.

Alle randvoorwaarden en ontwikkelingen die nodig zijn voor de regio om digitale gegevensoverdracht tussen zorgverleners en cliënten én tussen zorgverleners onderling te realiseren, worden landelijk geregeld.

Je kunt hierbij denken aan:

  • Het maken van afspraken met landelijke organisaties, en leveranciers,
  • Het maken van een functioneel ontwerp,
  • Het ontwikkelen van een handboek technische architectuur om overdracht mogelijk te maken volgens alle standaarden,
  • Het maken van een afsprakenstelsel VIPP Babyconnect,
  • Het organiseren van gebruikersgroepen,
  • Het geven van trainingen en scholingen,
  • De ondersteuning van de financiële projectorganisatie.

Deze landelijke zaken regelt het programmabureau van VIPP Babyconnect en hoeft een regio NIET te regelen. Hier krijg je ook geen subsidie voor.

Waar zeg ik, als geboortezorgverlener, ja op als ik de aanvraag teken?

Als je besluit mee te doen met de subsidieaanvraag en dus het implementeren van digitale gegevensuitwisseling zeg je ja tegen efficiënter samenwerken. Wanneer de zwangere je toestemming geeft om haar gegevens digitaal te delen met andere zorgverleners, dan hoef je niet meer na te bellen, te faxen, etc. Hierdoor bespaar je tijd en kun je op het juiste moment de juiste informatie inzien. Klik hier voor een praktijkvoorbeeld.

Wat is de tijdslijn van de implementatie in het regionaal partnerschap?

Dat beslist ieder regionaal partnerschap zelf. Je hebt tot 1 juli 2023 de tijd om de activiteiten die in het ingediende activiteitenplan opgenomen zijn, uit te voeren.

De regio’s kunnen gebruikmaken van de eerder opgedane kennis, ervaring en het ontwikkelde materiaal.

Hoeveel tijd gaat ons de realisatie van gegevensuitwisseling kosten?

In de praktijk gaan vooral de projectleider en mensen in werkgroepen aan de slag met dit project. De geboortezorgprofessionals die niet aan de werkgroepen deelnemen, hoeven in de praktijk niet heel veel te ondernemen. Ook merken zij in hun werkzaamheden niet veel van de implementatiefase. Na deze fase zullen professionals – na goedkeuring van de zwangere- via een viewer de op dat moment relevante gegevens kunnen inzien of importeren.

Hoeveel tijd de implementatie de regio gaat kosten is afhankelijk van de acties die je opgenomen hebt in het plan van aanpak. Daarbij zijn er regionale verschillen. 

Hoe worden de kosten verdeeld?

De subsidie wordt vooral gebruikt om een projectorganisatie in de regio op te zetten. Deze organisatie gaat de VSV’s helpen bij het ontwikkelen en implementeren van de technische oplossing. Het gaat dus vooral om projectorganisatiekosten.

Onderdelen van zo’n projectorganisatie kunnen zijn: een regionale stuurgroep, regionale projectgroep, projectgroep op VSV-niveau voor de implementatie. Om deze organisatie goed te coördineren en om zaken te regelen, heb je mensen nodig. Als een RSO het technisch beheer voor zijn of haar rekening neemt, dan zal daar ook een projectleider voor nodig zijn, dat kun je opnemen in een projectplan. Mensen die in de werk-, project- of stuurgroepen zitten ontvangen vacatiegelden. Op die manier wordt hun inzet gefinancierd.

Je kunt als regio via een verdeelsleutel werken, waarover je afspraken moet maken.

Welke regio's zijn al gestart met het uitvoeren van het VIPP-programma Babyconnect?

De regio Noord Holland Noord en de regio Rotterdam Rijnmond hebben de subsidie gehonoreerd gekregen en zijn sinds kort van start. Starten betekent dat ze begonnen zijn het organiseren van de randvoorwaarden en de samenwerking. Zo zijn ze bezig met het opstellen van een mijlpalenplanning en projectorganisatie en het bepalen van het ondersteuningsbeleid voor de regio. In dit artikel van 16 september 2020 lees je over waar de regio Noord Holland Noord mee bezig is geweest sinds de toekenning van de subsidie.

NB: Babyconnect is géén product. Het kan daarom niet “draaien” of starten. VIPP Babyconnect is een versnellingsprogramma dat de geboortezorg ondersteunt bij het mogelijk maken van digitale gegevensuitwisseling in de regio. Om dit voor elkaar te krijgen, moeten systemen, afspraken en randvoorwaarden op elkaar aansluiten. Dat noem je ook wel interoperabiliteit.

VIPP Babyconnect heeft een technische aanpak uitgedacht. Deze volgt de wettelijk eisen, en de wensen en eisen van de gebruikers in de geboortezorg (met als belangrijkste gebruikers de cliënten, zorgverleners, zorgorganisaties en data-analisten). Deze zijn opgesteld in het
Framework en uitgewerkt in het Functioneel Ontwerp. Wanneer je spreekt over ‘starten met het VIPP programma Babyconnect’ wordt bedoeld dat een regio gestart is met het aansluiten van systemen, afspraken en randvoorwaarden. Voor alle stappen zie ook ons stappenplan
voor regio’s op de website>>>

Over samenwerken

Hoe pak je de samenwerking aan bij het vormen van een regionaal partnerschap?

Zoek elkaar op en drink bijvoorbeeld vrijblijvend een kopje koffie met elkaar. Dit is om elkaar te leren kennen en om de verbinding te vinden. Wees verder een betrouwbare partner en transparant in je bedoeling. Alle ketenpartners moeten investeren om digitale gegevensuitwisseling te realiseren, dat is ook iets wat helder moet zijn. Hou bij het bespreken van de ideeën en plannen de zwangere en de baby altijd voor ogen, want daarvoor doe je het met elkaar.

Hoe betrekken we de achterban?

Door met de achterban in gesprek te gaan, de gezamenlijke belangen te bespreken, de betrokkenen regelmatig te informeren op bijvoorbeeld bijeenkomsten en door transparant te zijn. Sommige zaken zijn nog niet duidelijk. Maak dit bespreekbaar en zorg ervoor dat iedereen achter het project staat.

In een interview met Annelies de Vries, senior projectleider bij Ros Zorgimpuls, gaat zij dieper op dit onderwerp in. Ook is er een factsheet gemaakt over de ervaringen en leerpunten naar aanleiding van de eerste aanvraagronde. Hierin komen ook tips bij het betrekken van de achterban ter sprake. Daarnaast werd dit onderwerp ook aangestipt in ons webinar in december 2019.

Over de voorwaarden

Waar vind ik alle voorwaarden waaraan voldaan moet worden om de subsidie te ontvangen?

Deze vind je terug in de beleidsregel subsidiëring versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional Babyconnect. Een samenvatting van de beleidsregel hebben we gemaakt in deze factsheet.

Wie moeten er allemaal tekenen voor de aanvraag?

De partijen die moeten tekenen zijn: de penvoerder (ROS, RSO of een rechtspersoon) en alle betrokken zorgaanbieders in het regionaal partnerschap, in ieder geval alle zorgaanbieders binnen de VSV’s. Met betrokken zorgaanbieders worden alle organisaties met een juridische entiteit bedoeld. Een VSV heeft geen juridische entiteit.

Waarvoor mogen we de subsidie gebruiken?

Je kunt de subsidie gebruiken om:

  • Aanpassingen te doen tussen en aan zorginformatiesystemen, zodat er tussen zorgverleners onderling en tussen zorgverleners en cliënten uitwisseling van gegevens wordt bewerkstelligd;
  • De realisatie te coördineren in het regionaal partnerschap;
  • Mogelijk te maken dat informatie ontsloten kan worden richting het PGO van de cliënt, conform het MedMij-afsprakenstelsel;
  • Cliënten te informeren over de mogelijkheid om digitaal toegang tot de eigen gegevens te krijgen;
  • Inspraak te organiseren, zodat de belangen van de cliënten worden vertegenwoordigd.
Wat staat er in de beleidsregel?

De beleidsregel beschrijft onder andere waar de subsidie voor bedoeld is, de voorwaarden voor aanvragen, hoe en wanneer je deze kunt aanvragen, de hoogte van de subsidie en de toetsing van de aanvraag. Bekijk hier de factsheet waarin de highlights van de subsidieregeling opgenomen zijn.

In de beleidsregel wordt gesproken over bij voorkeur deelname van de JGZ. Wat houdt deze in?

De reikwijdte van het actieprogramma is van het eerste preconceptieconsult tot aan 8 weken na de bevalling. Dit betekent dat er ook een digitale overdracht van gegevens plaats zal vinden naar de jeugdgezondheidszorg (JGZ). Met andere woorden: de JGZ behoort tot de scope van het VIPP-programma. 

Wanneer een JGZ-organisatie onderdeel is van een van de aanvragende VSV’s, dient deze de aanvraag te ondertekenen. Wanneer de JGZ niet in het VSV zit, dan is, gezien de scope van het actieprogramma, betrokkenheid zeer aan te raden. 

Over het proces

Wanneer kunnen we subsidie aanvragen?

Er zijn vijf periodes waarin er subsidie aangevraagd kan worden.

  • 1 juli 2019 tot en met 30 september 2019;
  • 1 februari 2020 tot en met 31 maart 2020; 
  • 1 november 2020 tot en met 31 december 2020;
  • 1 februari 2021 tot en met 28 februari 2021;
  • 1 juni 2021 tot en met 30 juni 2021.
Hoe vraag je de subsidie aan?

Je vraagt de subsidie aan bij het ministerie van VWS. Het VIPP-programma Babyconnect doet voor de definitieve aanvraag eerst nog een check op volledigheid.

De aanvraag bestaat uit verschillende documenten, zoals een aanvraagformulier, een plan van aanpak en een begroting. Voor alle documenten die ingeleverd moeten worden, kijk je op de website van DUS-I. De aanvraag dien je in met minimaal 3 VSV´s of IGO’s, die verenigd zijn in een juridische entiteit (bijvoorbeeld ROS of RSO).

Welke documenten moeten we inleveren bij het ministerie van VWS?

Bij de aanvraag zijn onderstaande documenten nodig:

 

Heeft u een vraag die er niet tussenstaat?

5 + 10 =