In dit interview vertelt Karin Visser, projectleider en senior-adviseur bij de regionale ondersteuningsstructuur ELAA in Amsterdam, over de voorbereiding op de subsidieaanvraag in regio Amsterdam. Dit regionaal partnerschap bestaat uit de volgende partijen: VSV Zuidoost, VSV Oost, VSV West, VSV Zuid, VSV Noord, VSV Amstelland, GGD/JGZ en SAG /JGZ en Sigra, de RSO in deze regio.
Hoe begin je aan een subsidieaanvraag?
Het begint met de toezegging van de betrokken partijen. In onze regio hebben de partners stuk voor stuk de wens en de intentie uitgesproken om met elkaar digitale gegevens uit te wisselen. Dit is echt het fundament van het project geweest.
Vervolgens ben ik me als projectleider meteen gaan verdiepen in de materie. Ik ben alle documenten, zoals het Framework, de Roadmap en de checklist, gaan uitpluizen en heb alle zaken voor mezelf op een rijtje gezet.
Hoe zet je de zaken op een rijtje?
Door hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Door de vele bomen was het bos niet altijd even makkelijk te zien, dus ben ik eerst maar gaan snoeien. Er moet veel gebeuren, maar niet alles kan tegelijk opgepakt worden. Daarbij, veel van wat wij moeten regelen in onze regio, moeten Rotterdam en Noord-Holland Noord en hun RSO’s ook organiseren. Dus hebben we met elkaar afgesproken dat we elkaar helpen, kennis delen en samen zaken oppakken. Onze aanpak is heel praktisch.
Hoe helpen jullie elkaar?
Er zijn natuurlijk regionale verschillen, zoals het aantal en soort samenwerkingspartners per regio. Maar veel zaken overlappen. We moeten alle drie een mijlpalenplanning en begroting inleveren bij de subsidieaanvraag. Deze documenten invullen is een behoorlijke opgave. Waarom zouden we elkaar daar niet bij helpen? Zo gaan we onze planning en begroting naast elkaar leggen om te kijken of onze inschattingen overeenkomen of juist verschillen. En dan gaan we na hoe dat komt. Je moet niet vergeten, we zijn met zijn allen een weg aan het effenen. Dus dan is het wel handig dat we gebruik maken van elkaars kennis en expertise.
VWS kent de subsidie toe op basis van het activiteitenplan. Hoe vul je dit in?
Het activiteitenplan vul je samen met je partners in. Veel vragen heb ik zelf kunnen beantwoorden, bijvoorbeeld de vragen over hoe de projectstructuur is geregeld, hoe het mandaat is georganiseerd, en andere vragen over de organisatiestructuur. Vragen over de ICT, zoals hoe de privacy gewaarborgd wordt en hoeveel het kost om aansluiting bij het netwerk te regelen, beantwoordt SIGRA.
Komen de aangesloten partijen van het partnerschap bij elkaar?
De projectgroep is twee keer bij elkaar gekomen. Binnenkort, vóór de deadline, zien we elkaar nog een keer. Deze bijeenkomsten stonden in het teken van het op peil brengen van de informatie over Babyconnect. Zo heeft Dorine Veldhuyzen van Carecodex (de stichting die het programma Babyconnect uitvoert, red.) een presentatie gegeven over het actieprogramma. Sigra heeft uitgelegd hoe de technische kant van de methode in elkaar steekt. Ook is er een uitleganimatie gemaakt door Babyconnect hoe digitale gegevensuitwisseling eruit gaat zien in de geboortezorg. [klik hier voor de animatie>>>]
Tot slot, heb je nog tips voor regionale partnerschappen die voor de tweede of derde tranche willen gaan?
• Benut de kennis die er is. Ik heb nu veel aan de kennis die bij Rotterdam en Noord-Holland-Noord aanwezig is. De regionale partnerschappen die in een volgende tranche komen, kunnen voortborduren op onze ervaringen.
• Steek bij de start veel energie in het opbouwen van relaties, ga in gesprek bij twijfel die kan ontstaan en blijf het draagvlak bij de partijen checken. Neem de mening van de partijen om wie het gaat uiterst serieus en sluit hierop aan.
• Heb geduld. Je hebt met veel partijen te maken (zo moeten wij maar liefst 85 handtekeningen ophalen!) en je moet herhaaldelijk uitleg geven. Dit betekent dat je regelmatig mensen achter de broek moet aanzitten zodat je je deadlines haalt.
• Gebruik de kennis en expertise van het programmabureau. Zij zijn er om je te ondersteunen.